こんにちは。北欧式整理収納プランナーのmahoです。

今回のテーマは、スケジュールとタスクの
管理方法の整理です。

目に見えないものだからこそ後回しになり、わたしは自
分に合った管理方法を見つけられないまま過ごしてきま
した。

そうしていると、重要なタスクを忘れてヒヤッとしたり
スケジュールをうまく組めずに忙しい日が続いたり。

ということで、わたしなりの管理しやすい方法を色々と
試行錯誤し、今の方法に落ち着きました。

手帳、アプリ、家族共有のカレンダーなど、それぞれの
生活スタイルや家族構成、働き方によって管理のやり方
は様々だと思います。

あくまで一例として、ご参考にしていただければ嬉しい
です。

生活がうまくまわる「予定の管理方法」

まずはじめに、わたしが今の方法に至るまでに考えた
ポイントを挙げてみます。

1. 「スケジュール」と「タスク」、それぞれの違いを理解する
2. 両方を一緒に管理するか、別々に管理するかを決める
3. 管理する媒体を決める

①「スケジュール」と「タスク」それぞれの違いを理解する

今まで、両方の言葉をなんとなく同じ意味合いで使って
いたのですが、改めて定義の違いについて整理するとこ
ろから始めました。

• スケジュール＝　予定の日時が決まっているもの（時間管理）
• タスク＝　具体的な作業内容が決まっているもの（作業管理）

こうしてみると、そもそもの概念が異なることに気が付
きます。

② 両方を一緒に管理するか、別々に管理するかを決める

わたしの場合は「別々に分ける」管理方法が向いている
のでは？　と感じました。

「スケジュール」と「タスク」、それぞれの事象が、
いつどこでどの程度発生するかが異なる
という理由があるからです。

例えば、スケジュール。

娘たちの学校・幼稚園関係の予定はお便りで知らされま
す。それをわたしのスケジュールに落とし込む（＝発生
する）のは「帰宅後、家で」となります。

地域の行事ごとも同様に、回覧板などを通して家で確認
することがほとんど。わたしは在宅ワークなので、仕事
のスケジュールも家にいる時間に決まります。

一方で、家事や仕事関係のタスクは、ある程度決まって
いること以外にも、常時ふと頭に浮かんできます。

それもスーパーでレジ待ちをしているときだったり、
娘たちの送迎中だったり、ありとあらゆる場所、時間に
発生します。

取るに足らない小さなタスク（でも忘れると痛手になる
タスク）も含めると、タスクの発生頻度はスケジュール
に比べて格段に高いのです。

頭に浮かんだタスクを後で手帳に書いておこうとしても
いつの間にか忘れ去られてしまうのが常。

これが、わたしのタスク忘れの原因だと気付きました。

このように、「スケジュール」と「タスク」両者の間に
は、「いつ、どこで」の発生タイミングや頻度に大きな
違いがあることが分かり、別々に管理する方法を
選びました。

③ 管理する媒体を決める

それぞれを管理する方向性が決まったところで、どの媒
体を活用するかが重要になってきます。

わたしが今使用している媒体と、それを選んだ理由はこ
のような感じです。

スケジュール＝手帳

• 家で落ち着いて記入することができ、長期的に予定を見渡すことができる。
• 常に手帳を持ち歩かないので、タスク管理には不向き

タスク＝スマホ

• 常時携帯しているので、外出先でも少し足を止めてすぐに入力することができる。
• 追加・削除・並べ替えがしやすく、柔軟な対応に長けている。

わたしはiPhoneのリマインダーリストをタスク管理に活
用していて、向こう三日分ほどのタスクを思いついたと
きにすぐ入力するようにしています。

朝から夜にかけての時系列順に並べておいて、終えたら
消していくだけ。

これでタスク漏れがなくなり、効率的に一日の作業を終
えられるようになってきました。

スケジュールとタスクを別の媒体で管理する上で大切な
のは、定期的に互いを照らし合わせるタイミングを
持つこと。

「一週間先にこの予定（スケジュール）があるから、
　明日はここまでの作業（タスク）をしておこう。」

という具合です。

長期的なスケジュールを把握したうえで、短期的なタス
クを決めていくという工程を、わたしは毎日寝る前のタ
イミングで行うように習慣化。

「スケジュール」と「タスク」の違いを認識し、自分な
りの管理方法を整理したことで、生活がうまく回るよう
になってきました。

皆さんもぜひ、ご自身のライフスタイルに合ったやり方
を探してみてくださいね。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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